Гайд «Как собрать хороший бриф»

Мы в группе редакций постоянно собираем гайды, они могут быть о форматах/продуктах или процессные для более софтовых задач. Они помогают нам синхронизироваться по ожиданиям и качеству.

Показываю вам часть гайд по брифам — убрала чувствительную информацию, скриншоты и ссылки. Лидила процесс сбора гайда редактор Саша Ревченко.

Посты по теме

Как собрать хороший бриф

Бриф — список вопросов под конкретный тип задачи, например, на лендинг профессии для карьерного сайта или мероприятия.

В этом документе — лайфхаки и советы, которые помогут составить бриф так, чтобы он помогал редактору синхронизироваться с заказчиками по ожиданиям и собирать максимум фактуры.

Какие есть брифы в редакции

Входящий — его заполняет заказчик, когда заводит задачу к нам на доску в Jira. Входящий бриф заполняют все заказчики, если хотят, чтобы редакция взяла задачу. Мы настроили работу так, что он появляется автоматически при создании задач в Jira, поэтому никаких дополнительных движений от заказчика не нужно. Без задачи и брифа мы не начинаем работу.

Бриф на конкретный тип задачи, например, на лендинг профессии для карьерного сайта или мероприятия. В этот бриф заказчики приносят развернутую фактуру по задаче. На него мы опираемся на установочной встрече и при создании текста.

В гайде рассказываем, как сделать хороший бриф на конкретный тип задачи.

Какие задачи решает бриф

Хороший бриф раскапывает глубину задачи. Составлять бриф нужно так, чтобы можно было сделать задачу без созвона, как будто возможности поговорить с заказчиком не будет.

Правильно составленный бриф поможет:

Выяснить, чего на самом деле хочет заказчик
Понять формат работы над задачей
Собрать всю фактуру по задаче
Аргументировать спорные моменты — например, когда в финале задачи заказчик говорит, что видел результат по другому, мы можем обосновать работу согласованным брифом

Как мы работаем с брифами

Брифы используют заказчики: перед тем, как редактор возьмет задачу в работу, они заполняют бриф. По некоторым продуктам заказчики заполняют бриф до постановки задачи в Jira, по другим — после постановки задачи и ее приоритезации.

Редактор изучает бриф перед установочной встречей, составляет список вопросов и на встрече добирает фактуру, которой не хватило в брифе. Опираясь на бриф, редактор создает текст.

Мы в редакции регулярно обновляем брифы: дополняем недостающими вопросами, убираем ненужные или пересобираем те, на которые заказчики обычно не отвечают. Частота обновлений брифа зависит от количества поступающих задач.

Бриф лучше составлять, когда вы уже сделали несколько задач этого типа. Так вы сможете определить узкие места и глубже понять, какая фактура требуется для выполнения задачи. (А тут примеры брифов и ссылка на все брифы)

Правила составления брифа

Разбивать вопросы на части. Не делаем большие многосоставные вопросы. Каждый вопрос должен содержать одну конкретную мысль и предполагать конкретный ответ. Для каждого вопроса используем отдельную ячейку в брифе — это упрощает заполнение и снижает риск того, что заказчик может пропустить или забудет указать важную информацию.

Добавлять вопросы по слабым местам. Добавляем в бриф вопросы, которые помогут закрыть проблемные места. Например, мы знаем, что в продукт пришел новый заказчик, и возможно, он не до конца понимает детали по целевой аудитории — в этом случае мы добавляем в бриф вопросы, которые помогут копнуть в ЦА.

Мы составляем бриф так, чтобы уже на старте задачи предотвратить часть потенциальных проблем. (тут секретные примеры)

Качественный бриф опирается на уже прожитый опыт — его проще составлять после нескольких задач, когда понятны типичные ошибки и слабые места. В брифе нужно раскрывать такие зоны конкретными вопросами и уточнениями.

Добавлять примеры по каждому вопросу. К каждому вопросу в брифе нужны примеры ответов. Они должны быть идеальными — такими, какие мы ждем от заказчика. Это поможет коллегам лучше понять формулировку вопроса, снизит риск разночтений и покажет, какой формат ответа мы ожидаем.

Добавлять опциональные блоки по контенту. Добавляем дополнительные, необязательные блоки: элементы, которые можно добавить или исключить в зависимости от специфики задачи. Это поможет адаптировать бриф под разные сценарии, при этом не перегружая обязательную часть.

Такие блоки заказчики могут заполнять или пропустить. Например, по карьерным лендингам мы можем добавить в бриф вопрос о фотографиях и просьбу прикрепить ссылку на них, — но они нужны не на каждом лендинге. Или можем добавить вопрос с отзывами о курсе на лендинг Т-Образования, если они у нас есть.

Опциональными блоками мы показываем заказчику, что такая возможность есть: если он хочет и готов принести фактуру, мы можем такое добавить.

Добавлять вопросы об атмосфере (если важно для задачи). Включаем в бриф вопросы обо всем, что влияет на ощущение от материала: эмоциональный тон, подачу, стиль, эмоции. Например, какое настроение нужно создать, каких ассоциаций избегать, каким должен быть язык и уровень формальности.

Просим подкреплять пожелания к атмосфере примерами и референсами.

Не делать бриф слишком большим. Делаем брифы максимально компактными, чтобы в них были самые нужные вопросы. Если переборщить с количеством вопросов, заказчик может испугаться объема и совсем не заполнить бриф.

Добавляем только нужное, а если спустя время видим, что вопрос не актуален, например, на него редко отвечают или мы не используем ответы в тексте задачи, убираем вопрос или пересобираем его.

Как составлять глубокие вопросы

Задача редактора — не просто собрать ответы, а помочь заказчику сформулировать то, о чем он сам мог не задумываться. Хороший вопрос одновременно решает две задачи: вытаскивает нужную фактуру и предвосхищает будущие вопросы заказчиков и аудитории.

При составлении брифа важно помнить: заказчик не мыслит как редактор. Он хорошо знает продукт, но может не видеть слабые места и не подозревать о потенциальных страхах и сомнениях аудитории. Ему очевидна концепция и детали продукта, поэтому заказчику сложно предположить, что из этого может быть непонятно внешнему пользователю.

Исходить из потенциальных проблем ЦА, а не из структуры материала. Вопросы в брифе должны создаваться в том числе из гипотез о том, где у аудитории могут возникнуть сомнения или непонимание.

Перед составлением брифа можно задать себе вопросы:

В каких местах ЦА может не понять, что ему предлагают
Где ЦА будет сложно принять решение
Что обычно приходится дополнительно объяснять в переписке или на созвонах

Учитывать опыт прошлых задач. Добавляем вопросы, которые помогут зафиксировать типовые ошибки, понять, где ожидания не совпадали с реальностью и выявить повторяющиеся вопросы от аудитории.

Например, какие вопросы можно добавить в бриф:

Были ли в прошлых проектах моменты, которые приходилось дополнительно разъяснять ЦА?
Какие вопросы чаще всего задавали в чате, на почте или в комментариях?
Как мы можем закрыть их нашим материалом?

Формулировать вопросы так, чтобы заказчик мог вспомнить факты. Хороший вопрос опирается не на абстрактные рассуждения, а на конкретный опыт. При составлении брифа избегаем вопросов, на которые можно ответить расплывчато или теоретизированно.

Например, вместо вопроса «Есть ли у ЦА проблемы с пониманием продукта?» мы можем спросить:

В каких местах пользователи чаще всего переспрашивают или путаются?
Какие формулировки в прошлых материалах приходилось переписывать или уточнять?

Проверять вопрос на пользу. Перед тем как добавить вопрос в бриф, спросите себя: что изменится в материале, если мы получим на него полный ответ?

Если ответ не повлияет на структуру и подачу и не поможет снять риски или возражения ЦА, скорее всего, этот вопрос лишний или сформулирован абстрактно.