Все задачи — в общих чатах

У нас в редакции есть базовое правило: ведем задачи только в общих чатах, никаких личек. Если кто-то долго не отвечает, мы можем пинговать в личке, но уже комменты просим перенести в чат. Держите пост о том, как мне это помогает.

Сразу для понимания: мы работаем в корпоративном менеджере «Тайм», чем-то напоминает Slack, но более удобный.

Что я понимаю под «общим чатом»

Общий чат — место, где собираются специалисты, которые участвуют в задаче редакции. Это могут быть заказчики, аналитики, сеошники и так далее. Чат может создать редактор или заказчик, об этом договариваемся на этапе постановки задачи. Пост о брифе при постановке задачи.

О заказчиках два слова. Заказчик — тот, кто принимает финальное решение по задаче. В идеальном мире это всегда один человек, но в реальном их несколько. Например, лидер профессии, лид стрима от рекрутеров, маркетолог, и каждый валидирует задачу со своей зоны ответственности.

Бывает еще сложнее: например, лидер профессии делегирует кому-то из своей команды посмотреть лендинг и дать обратную связь, а он уже даст фидбек, когда утрясем основу. Из-за этого задача может уйти на новый заход, но об этом в другой раз.

Что тут важно: мы договариваемся, что в чат добавляем всех, кто влияет на конечный вид задачи. Условно, если от заказчиков — несколько человек, значит — эти же люди работают в чате.

Как общий чат помогает лучше справляться с задачами

Одна из метрик редакции — лидтайм, поэтому мы ищем способы его максимально сократить. Общий чат как раз помогает это сделать: так мы создаем единую площадку, где участники процесса:

• видят комментарии друга друга, редактора и смежников, поэтому так проще договориться. Редактору не нужно бежать к каждому за обратной связью и пытаться подружить мнения — участники сами обсуждают решения и быстрее приходят к общему знаменателю;
• отслеживают статусы по задаче. Если согласование зависло на условном Иване, остальные понимают, в чем дело, не дергают редактора, а помогают достучаться до штрафника Ивана.

Еще один плюс — прозрачность работы. Все всё видят: что обсуждаем, какие сложности, где чье нужно подключение, когда выкатим на прод и так далее. Это снимает общую тревожность и в целом работает на: «Окей, мы знаем, что происходит». Пост о статусах для заказчиков.

Когда я добавляюсь в чат и реагирую на коммуникацию

Я не добавляюсь вообще во все чаты, иначе бы только и читала сообщения. Но я есть в чате, если:

• чат посвящен большой задаче или проекту,
• пришел новый заказчик или появился новый тип задач,
• у нас в команде новый сотрудник,
• когда нужно пересобрать процесс или разобраться в сложностях.

По умолчанию, задачу в чате ведет редактор и он отвечает на вопросы и комментарии заказчиков, я не вмешиваюсь. Это важно, чтобы редактор чувствовал максимальную ответственность и мог развиваться. Но могу вклиниться, если:

• задача сбоит и в ней происходит что-то не то. В таких случаях инициирую созвон или просто жму на стоп-кран, пока не разберемся в деталях;
• редактору нужна публичная поддержка. Например, отстоять право не делать какие-то штуки вообще или не в том виде, как предлагает кто-то из участников процесса.

Я могу подключиться сама, если вижу проблему, или по просьбе редактора, и не важно — он пришел в личку или тегнул в общем чате.

Базовые правила работы в общем чате

В общих чатах бывает 5+ человек, поэтому есть риск развести хаус. Чтобы справиться с ним, нам помогают простые правила:

• всегда тегать тех, к кому адресуется сообщение;
• заводить тред по задаче или этапу, если создали чат на проект. Например, в рамках одного проекта делаем разный тип контента, и под каждый — свой тред;
• добавлять ссылку на гуглдок/фигму в сообщения, если исходное уехало далеко, ну или закреплять его в чате;
• писать 1 сообщение =1 вопрос или в крайнем случае нумеровать вопросы в одном сообщении, иначе коллегам тяжело отвечать;
• регулярно писать статусы по задаче. Пост о статусах для заказчиков.

Еще один важный момент: мое ревью проходит вне общего чата. Все комментарии и правки мы обсуждаем сначала внутри и только потом выносим на участников задачи. Если появились существенные правки и нужно еще одно мое ревью, редактор пишет что-то вроде «обсужу с шефредом и вернусь» или «отработаю комментарии к такому-то дню», и приходит, когда мы уже утрясли вопрос.